Die Kasse steht, das Sicherheitsmodul signiert jeden Verkauf, der Bon kommt heraus. Und das Finanzamt weiß trotzdem nicht, dass es dieses Gerät gibt.
Dafür gibt es ein eigenes Verfahren. Es läuft an keiner Steuererklärung mit, der Steuerberater bekommt es nicht automatisch, und es hat eine eigene Frist. Die Nachholfrist für alles, was 2025 schon im Betrieb stand, ist im Sommer desselben Jahres abgelaufen.
Wer damals nichts geschickt hat, hat die Pflicht nicht erledigt — sie ist nur überfällig. Und wer damals gemeldet hat, ist ebenfalls nicht fertig. Jede neue Kasse, jedes ausgemusterte Gerät und jeder Umzug lösen die Pflicht erneut aus.
Ob du melden musst, entscheidet nicht der Aufkleber am Gerät
§ 146a Absatz 4 der Abgabenordnung trifft jeden, der aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle „mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des Absatzes 1“ erfasst. Welche Systeme das sind, steht in § 1 der Kassensicherungsverordnung: elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen.
Ausdrücklich nicht dazu zählen nach derselben Vorschrift Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker, Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung samt Ladepunkten für Elektro- und Hybridfahrzeuge, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte.
Absatz 2 zieht zwei Gruppen ausdrücklich hinein: EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, einschließlich app-basierter Systeme, die deren Funktion übernehmen.
Umgekehrt gilt: Eine offene Ladenkasse, also die Schublade mit einem handgeschriebenen Kassenbericht, ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem. Dafür gibt es nichts zu melden. Was sonst noch an der Kasse gilt, steht im Beitrag zu TSE, Beleg und Kassensicherungsverordnung.
Die Frist ist ein Monat, kein Stichtag
§ 146a Absatz 4 Satz 2 AO sagt es in einem Satz: Die Mitteilung ist „innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten“.
Der Stichtag, den die meisten Betriebe kennen, stammt aus dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024. Danach steht das Mitteilungsverfahren seit dem 1. Januar 2025 zur Verfügung, und Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Diese Übergangsregel ist erledigt. Geblieben ist die Monatsfrist aus dem Gesetz.
Wann die Uhr zu laufen beginnt, ist an einer Stelle unerwartet: Das Anschaffungsdatum ergibt sich laut Ausfüllanleitung aus Rechnung, Lieferschein oder Buchführung. Wurde die Kasse nicht gekauft, sondern gemietet, geleast oder geliehen, gilt als Anschaffungsdatum der Beginn der Zurverfügungstellung.
Gemeldet wird die Betriebsstätte, nicht das einzelne Gerät
Das ist der Punkt, an dem die Meldung sich anders verhält, als man erwartet. Eine Mitteilung bezieht sich immer auf eine Betriebsstätte im Sinne des § 12 AO, also auf jede feste Geschäftseinrichtung, die dem Betrieb dient. Und in dieser Mitteilung sind stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme dieser Betriebsstätte zu übermitteln. Die Finanzverwaltung nennt das die Bruttomethode.
Jedes System ist immer nur einer Betriebsstätte zuzuordnen. Hat der Betrieb mehrere Standorte, geht für jeden eine eigene Mitteilung heraus. Und bei jeder Korrektur oder Anpassung — Anschaffung, Außerbetriebnahme, Wechsel der Betriebsstätte — ist für die betroffenen Betriebsstätten eine aktualisierte Mitteilung zu übermitteln.
Das ELSTER-Formular nimmt bis zu 1.000 Systeme je Mitteilung an. Für einen Betrieb ohne Filialkette ist das keine Grenze, für eine Kette schon.
Was du vorher zusammensuchen musst
Die Ausfüllanleitung listet die Felder auf. Zur Betriebsstätte gehören eine individuelle Bezeichnung — dieselbe, unter der sie im Geschäftsverkehr auftritt — und die Anzahl der ihr zugeordneten Systeme.
Je Gerät kommen dazu:
- die Art des Systems, zur Auswahl stehen computergestützte beziehungsweise PC-Kassensysteme, Tablet- und App-Kassen, elektronische Registrierkassen, Taxameter und Wegstreckenzähler;
- Software und Softwareversion, bei Tablet-Kassen ausdrücklich nicht das Betriebssystem;
- Seriennummer, Hersteller und Modell;
- das Datum der Anschaffung und das der Inbetriebnahme in dieser Betriebsstätte;
- bei ausgemusterten Geräten das Datum der Außerbetriebnahme und deren Grund.
Für die technische Sicherheitseinrichtung verlangt das Formular die
Seriennummer als 64-stelligen Hexadezimalcode, die BSI-Zertifizierungs-ID in
der Form BSI-K-TR-NNNN-JJJJ, das Datum der Aktivierung und die Bauform:
SD-Karte, USB-Stick oder Cloud.
Wer die Unterlagen dazu ordentlich ablegt, spart sich diese Suche beim nächsten Mal. Wie eine Ablage aussieht, die das trägt, steht unter Dateien im Betrieb ordnen.
Papier zählt hier nicht
Eine wirksame Übermittlung ist ausschließlich elektronisch möglich: über das bereitgestellte ELSTER-Formular oder über die ERiC-Schnittstelle einer Software, die das kann. Ein Brief ans Finanzamt erfüllt die Pflicht nicht.
Das Formular findest du in ELSTER unter „Formulare & Leistungen“ bei den sonstigen Formularen. Alternativ lässt sich ein XML-Datensatz hochladen. Ein ELSTER-Benutzerkonto ist in beiden Fällen nötig. Adressat ist das nach den §§ 18 bis 20 AO zuständige Finanzamt.
Die Abmeldung wird häufiger vergessen als die Anmeldung
Die Monatsfrist gilt in beide Richtungen. Als Gründe für eine Außerbetriebnahme nennt die Ausfüllanleitung Verkauf, Verschrottung, Zerstörung, Diebstahl, Defekt, Wechsel der Betriebsstätte, Rückgabe nach Miete oder Leasing und Schenkung.
Zwei Fälle fallen dabei besonders leicht durch: Wird ein Gerät an einen anderen Standort desselben Betriebs gebracht, ist das Datum der geänderten Zuordnung einzutragen — und beide Standorte brauchen eine aktualisierte Mitteilung. Und wird eine gebrauchte Sicherheitseinrichtung an einen Dritten weitergegeben, hat nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums der bisherige Nutzer die Außerbetriebnahme innerhalb eines Monats anzuzeigen.
Was im Bußgeldkatalog steht — und was nicht
§ 379 AO stellt Verstöße gegen § 146a AO als Steuergefährdung unter Bußgeld. Die dort genannten Tatbestände knüpfen an Absatz 1 an: das vorgeschriebene System nicht oder nicht richtig verwenden, es nicht schützen, nicht konforme Systeme gewerbsmäßig bewerben oder in den Verkehr bringen. Die Mitteilungspflicht aus Absatz 4 wird in § 379 AO nicht genannt.
Daraus folgt nicht, dass eine vergessene Meldung folgenlos bleibt. Sie ist eine gesetzliche Pflicht, ihre Erfüllung ist bei einer Kassen-Nachschau nachprüfbar, und nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums erfolgt die Zuordnung einer Sicherheitseinrichtung zum Anwender derzeit ausschließlich über dieses Verfahren. Wer nichts gemeldet hat, taucht dort schlicht nicht auf.
Was zu tun ist
Vier Schritte, in dieser Reihenfolge:
- Inventur machen. Welche Geräte erfassen Umsätze, an welchem Standort stehen sie, welche Standorte sind eigene Betriebsstätten.
- Angaben sammeln. Rechnungen, Lieferscheine, Kassenbelege und der Datenexport der Kasse liefern fast alles.
- Je Betriebsstätte eine vollständige Mitteilung senden. Wurde die Frist im Sommer 2025 versäumt, ist das Nachholen der erste Schritt, nicht das Abwarten.
- Einen Merkposten setzen. Bei jeder Anschaffung, Rückgabe, Ausmusterung und jedem Standortwechsel läuft eine neue Monatsfrist.
Die Kassendaten selbst bleiben davon unberührt — sie sind aufbewahrungspflichtig und müssen für die Prüfung exportierbar bleiben, ähnlich wie es die GoBD für E-Mails verlangen.
Die verbindliche Einordnung — ob dein konkretes System unter § 146a AO fällt, ob ein Standort eine eigene Betriebsstätte ist, wie eine versäumte Meldung zu behandeln ist — gehört zu deinem Steuerberater. Bei der technischen Seite, also welche Software welche Daten liefert und wie der Export aus der Kasse sauber herauskommt, hilft die Beratung zur Software im Betrieb.