Am Tresen piept die Kasse, ein Bon rollt heraus, keiner will ihn. Trotzdem musst du ihn ausgeben. In der Kasse steckt ein Modul, das jeden Verkauf signiert. Und irgendwann läuft das Zertifikat dieses Moduls ab — dann darfst du mit derselben Kasse weiterverkaufen, aber du erfüllst das Gesetz nicht mehr.
Die Kassensicherungsverordnung ist seit 2020 in Kraft. Der Aufwand des Anfangs ist verdaut, das Ablaufproblem kommt erst jetzt in die Betriebe, die damals zuerst angeschafft haben. Und die elektronische Meldung ans Finanzamt hat einen späteren Start bekommen — sie ist erst seit dem
- Januar 2025 überhaupt möglich, mit einer Nachholfrist bis zum 31. Juli 2025 für alles, was vorher schon in Betrieb war.
Was eine TSE ist
Die technische Sicherheitseinrichtung — TSE — ist kein Gerät für sich. Sie ist ein Modul in oder an deiner Kasse, das jeden einzelnen Vorgang kryptografisch signiert, sobald du kassierst. Nach § 146a Absatz 1 der Abgabenordnung besteht sie aus drei Teilen: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle für die Betriebsprüfung.
Der Sinn dahinter ist einfach: Ein signierter Vorgang lässt sich nachträglich nicht mehr verändern, ohne dass die Signatur bricht. Eine „Stornierung", die in Wahrheit ein Umsatz war, fällt beim Datenabzug auf. Vor der TSE war das mit ein paar Klicks in der Kassensoftware kaum aufzuspüren.
Zertifiziert wird die TSE nach § 11 KassenSichV vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Es gibt sie als USB-Stick, als SD-Karte, als Einbaumodul und als Cloud-TSE. Welche Bauform du hast, entscheidet der Kassenhersteller. Für dich zählt nur, dass sie zertifiziert ist und in deiner Kasse arbeitet.
Wer eine braucht — und wer nicht
Nach § 1 der Kassensicherungsverordnung sind erfasst: elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Also alles, was mit Strom läuft und Umsätze bucht — vom Bäckerei-Terminal über die Handwerker-Kasse mit Software auf dem Rechner bis zur Waage mit Bondrucker an der Theke.
Nicht erfasst sind unter anderem Fahrscheinautomaten, Parkscheinautomaten, Geldspielgeräte — und die offene Ladenkasse, also die Schublade mit Bargeld und einem handgeschriebenen Kassenbericht. Eine offene Ladenkasse ist weiterhin zulässig, weil ohne Elektronik nichts manipuliert werden kann, was signiert werden müsste.
Sonderfall seit 2024: Auch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler fallen unter die Verordnung, samt der app-basierten Systeme, die deren Funktion übernehmen. Für Taxi- und Mietwagenbetriebe ist das der jüngere Teil der Pflicht.
Der Beleg gehört dazu
§ 146a Absatz 2 AO verlangt, dass du dem Kunden „in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang" mit dem Verkauf einen Beleg ausstellst. Das ist die Belegausgabepflicht. Sie besteht auch dann, wenn der Kunde den Zettel gar nicht will.
Was auf dem Beleg stehen muss, regelt § 6 KassenSichV: Name und Anschrift des Betriebs, Datum, fortlaufende Transaktionsnummer, Menge und Art der Ware oder Leistung, Entgelt und Steuerbetrag, Zahlungsart, Seriennummer der Kasse oder der TSE sowie die Signaturdaten. Ein QR-Code darf einen Teil davon zusammenfassen.
Der Beleg muss nicht auf Papier sein. Elektronisch geht ebenso — als PDF per Mail, per QR-Code zum Scannen, per App. Ausdrucken musst du nur, wenn der Kunde ihn tatsächlich in die Hand nimmt.
Die Finanzverwaltung kann Betriebe mit Massenverkauf an unbekannte Personen auf Antrag von der Belegausgabepflicht befreien. Das ist die Ausnahme, nicht die Regel, und sie ersetzt nur die Ausgabe — die Aufzeichnung mit TSE bleibt.
Die Meldung ans Finanzamt
Der Punkt, der in der Praxis am häufigsten unbeachtet bleibt.
Nach § 146a Absatz 4 AO musst du jedes elektronische Aufzeichnungssystem deinem Finanzamt melden — Anschaffung und Außerbetriebnahme. Die Norm steht seit Jahren im Gesetz, aber es gab lange kein Verfahren dafür.
Das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 hat den Startschuss gesetzt: Das Mitteilungsverfahren ist seit dem 1. Januar 2025 über „Mein ELSTER" oder über die ERiC-Schnittstelle kompatibler Software verfügbar. Und daran hängen zwei Fristen, die in dieser Reihenfolge gelten:
- Alle Systeme, die du vor dem 1. Juli 2025 angeschafft hast und immer noch nutzt, musstest du bis zum 31. Juli 2025 einmalig melden.
- Für alles, was du ab dem 1. Juli 2025 anschaffst oder außer Betrieb nimmst, gilt die reguläre Monatsfrist aus dem Gesetz.
Zu melden ist jedes System einzeln: mit Seriennummer, Datum der Anschaffung, Angaben zur eingesetzten TSE und zum Aufstellort. Bei einem Filialbetrieb ist das ernst zu nehmender Aufwand — pro Kasse ein Datensatz.
Das Zertifikat läuft ab
Der Punkt, der jetzt in die Betriebe kommt, die 2020 die erste TSE gekauft haben. Nach den BSI-Angaben sind Konformitätszertifikate für TSE „üblicherweise auf acht Jahre befristet". Die Sicherheitszertifikate sind ebenfalls acht Jahre gültig, aber spätestens nach fünf Jahren ist eine Neubewertung nötig; werden dabei Schwachstellen sichtbar, kann die Gültigkeit früher enden.
Läuft das Zertifikat einer TSE aus, entspricht die Kasse ab diesem Tag nicht mehr den Vorgaben der Kassensicherungsverordnung — auch wenn sie technisch weiter läuft. In der Praxis heißt das: Modul tauschen oder Kasse tauschen, je nach Bauform. Bei einer USB- oder SD-TSE geht es meist mit dem Modul; bei einer fest verbauten reicht das nicht, und der Hersteller entscheidet, ob er ein Nachfolgemodul liefert.
Was passiert, wenn du keine hast
§ 379 AO ordnet Verstöße gegen § 146a AO als Steuergefährdung ein. Wer das vorgeschriebene System nicht oder nicht richtig verwendet, wer die TSE nicht schützt oder wer nicht konforme Systeme gewerblich bewirbt, kann mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro belegt werden.
Das Bußgeld ist dabei nur die eine Seite. Die andere ist die Betriebsprüfung: Fehlt die TSE oder sind die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß, darf die Prüfung die Umsätze schätzen — in aller Regel zum Nachteil des Betriebs. Diese Nachforderung ist häufig schmerzhafter als das Bußgeld.
Was zu tun ist
Vier Punkte, in dieser Reihenfolge:
- Prüfen, ob dein Kassensystem eine zertifizierte TSE hat — und wann deren Zertifikat abläuft. Wer 2020 oder 2021 angeschafft hat, ist im Fenster, in dem Nachrüsten oder Ersatz ansteht.
- Belegausgabe im Alltag sicherstellen. Papier oder elektronisch ist deine Wahl; keine Ausgabe ist keine.
- Die Meldung nach § 146a Absatz 4 AO nachholen, falls sie im Sommer
2025 unter den Tisch gefallen ist. ELSTER kennt das Formular seit dem
- Januar 2025.
- Die Kassendaten aufbewahren — zehn Jahre, unveränderbar, exportierbar für die Prüfung. Ohne die passenden Ablagen wird das schwer; was die GoBD sonst noch verlangt, gilt für Kassendaten sinngemäß.
Die Belege selbst sind Buchungsbelege. Wenn du parallel auf die E-Rechnung umstellst, taucht dieselbe Ablagefrage dort wieder auf — die E-Rechnung ist mit dem Empfangen nicht erledigt.
Die verbindliche Einordnung — ob dein konkretes Kassensystem unter die Verordnung fällt, ob eine offene Ladenkasse in deinem Fall zulässig ist, ob eine Befreiung von der Belegausgabepflicht in Betracht kommt — gehört zu deinem Steuerberater. Was auf der technischen Seite zu tun ist, damit die TSE arbeitet, das Zertifikat rechtzeitig getauscht wird und die Daten prüfungsfest liegen, richten wir im Rahmen der IT-Betreuung ein.