Die meisten Betriebe, mit denen ich rede, halten die E-Rechnung für etwas, das 2028 kommt. Das stimmt für das Senden. Beim Empfangen ist die Pflicht seit Anfang 2025 in Kraft, ohne Übergangsfrist, für alle.
Und das Jahr, das über deinen Starttermin entscheidet, läuft gerade.
- seit 01/2025Empfangen: alleOhne Übergangsfrist. Ein Postfach genügt als Weg.
- 2026Das Jahr, das zähltDein Umsatz jetzt entscheidet über die Pflicht ab 2027.
- 01/2027Senden ab 800.000 €Wer im Vorjahr darüber lag, muss ausstellen.
- bis 12/2027Kleinere dürfen nochPapier und PDF — aber nur mit Zustimmung des Empfängers.
- 01/2028Senden: alleAusgenommen Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Ein PDF ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn du es per Mail schickst. Auch nicht, wenn es hübsch aussieht.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate: XRechnung, das reine Datei ist, und ZUGFeRD, das den Datensatz in ein PDF einbettet — man sieht ein PDF, die Software liest die Daten darin.
Der Unterschied ist nicht kosmetisch. Bei einem PDF muss ein Mensch die Zahlen abtippen oder eine Texterkennung raten lassen. Bei einer E-Rechnung liest die Buchhaltung sie direkt.
Empfangen: seit Januar 2025, alle
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen annehmen und verarbeiten können. Dafür gab es nie eine Übergangsfrist.
Die gute Nachricht: Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg. Du brauchst kein Portal und keine Schnittstelle. Deine Zustimmung braucht der Absender seit 2025 auch nicht mehr — er darf einfach senden.
Senden: hier entscheidet der Umsatz
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Vorjahr heißt: 2026. Das Jahr, in dem wir stehen.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG — nicht nur der Anteil, den du mit Geschäftskunden machst. Wer knapp unter der Grenze liegt und ein gutes Jahr hat, rutscht darüber, ohne es zu merken.
Liegst du darunter, hast du bis Ende 2027 Zeit. Aber mit einem Haken: Für Papier oder PDF brauchst du in dieser Übergangszeit die Zustimmung des Empfängers. Sagt dein Kunde, er will nur noch E-Rechnungen, ist die Übergangsfrist für diese Rechnung vorbei.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle — außer für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft ausgenommen hat.
Was das praktisch heißt
Wenn du Kleinunternehmer bist: Du musst nie E-Rechnungen stellen. Aber du musst sie empfangen und acht Jahre aufbewahren können. Das ist der Punkt, der am häufigsten übersehen wird — und warum ein Postfach als Archiv nicht genügt, steht in E-Rechnung aufbewahren.
Wenn du unter 800.000 Euro liegst: Du hast bis Ende 2027. Nutze die Zeit, statt sie zu verbrauchen — die Umstellung ist keine Sache von zwei Tagen, und im Dezember 2027 sind alle Dienstleister ausgebucht.
Wenn du darüber liegst oder dieses Jahr darüber kommst: Es bleiben Monate. Sprich mit dem Steuerberater darüber, was deine Software heute schon kann. Viele Buchhaltungsprogramme haben XRechnung längst eingebaut, es ist nur nie eingeschaltet worden.
Die Frage, die du zuerst stellen solltest
Nicht „welche Software brauche ich", sondern: Was kann das, was ich schon habe?
Ich habe Betriebe gesehen, die ein neues Programm gekauft haben, weil ihnen niemand gesagt hat, dass ihr bisheriges seit zwei Versionen XRechnung exportiert. Und ich habe welche gesehen, die auf ein Format gesetzt haben, mit dem ihr größter Kunde nichts anfangen konnte.
Beides klärt ein Nachmittag. Beides wird teuer, wenn man es lässt.