Die meisten Betriebe, mit denen ich rede, halten die E-Rechnung für etwas, das 2028 kommt. Das stimmt für das Senden. Beim Empfangen ist die Pflicht seit Anfang 2025 in Kraft, ohne Übergangsfrist, für alle.
Und das Jahr, das über deinen Starttermin entscheidet, läuft gerade.
- seit 01/2025Empfangen: alleOhne Übergangsfrist. Ein Postfach genügt als Weg.
- 2026Das Jahr, das zähltDein Umsatz jetzt entscheidet über die Pflicht ab 2027.
- 01/2027Senden ab 800.000 €Wer im Vorjahr darüber lag, muss ausstellen.
- bis 12/2027Kleinere dürfen nochPapier und PDF — aber nur mit Zustimmung des Empfängers.
- 01/2028Senden: alleAusgenommen Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Ein PDF ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn du es per Mail schickst. Auch nicht, wenn es hübsch aussieht.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate: XRechnung, das reine Datei ist, und ZUGFeRD, das den Datensatz in ein PDF einbettet — man sieht ein PDF, die Software liest die Daten darin.
Der Unterschied ist nicht kosmetisch. Bei einem PDF muss ein Mensch die Zahlen abtippen oder eine Texterkennung raten lassen. Bei einer E-Rechnung liest die Buchhaltung sie direkt.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide erfüllen die Norm, und beide sind erlaubt. Der Unterschied liegt darin, wer die Rechnung ansieht.
XRechnung ist eine XML-Datei. Öffnet man sie ohne passendes Programm, sieht man Datensalat. Für die Buchhaltung ist das ideal, für den Menschen, der kurz prüfen will, ob die Positionen stimmen, nicht.
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML. Der Empfänger sieht eine gewöhnliche Rechnung, seine Software liest die Daten daraus. Für kleine Betriebe ist das in aller Regel der bequemere Weg — vor allem, weil auf der Gegenseite oft noch jemand sitzt, der Rechnungen ausdruckt.
Empfangen: seit Januar 2025, alle
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen annehmen und verarbeiten können. Dafür gab es nie eine Übergangsfrist.
Die gute Nachricht: Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg. Du brauchst kein Portal und keine Schnittstelle. Deine Zustimmung braucht der Absender seit 2025 auch nicht mehr — er darf einfach senden.
„Verarbeiten können" heißt dabei nicht, dass du eine Buchhaltungssoftware kaufen musst. Es heißt: Du musst die Rechnung lesbar machen und sie revisionssicher aufbewahren können. Für das Lesen genügen kostenlose Anzeigeprogramme. Für das Aufbewahren genügt das Postfach nicht — warum, steht in E-Rechnung aufbewahren.
Senden: hier entscheidet der Umsatz
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Vorjahr heißt: 2026. Das Jahr, in dem wir stehen.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG — nicht nur der Anteil, den du mit Geschäftskunden machst. Wer knapp unter der Grenze liegt und ein gutes Jahr hat, rutscht darüber, ohne es zu merken.
Liegst du darunter, hast du bis Ende 2027 Zeit. Aber mit einem Haken: Für Papier oder PDF brauchst du in dieser Übergangszeit die Zustimmung des Empfängers. Sagt dein Kunde, er will nur noch E-Rechnungen, ist die Übergangsfrist für diese Rechnung vorbei.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle — außer für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft ausgenommen hat.
Wenn du EDI benutzt
Wer Rechnungen heute über ein EDI-Verfahren austauscht, das die Norm nicht erfüllt, darf das ebenfalls bis Ende 2027 weiterführen. Danach muss auch dieser Weg die EN 16931 erfüllen. Das ist kein Grund zur Eile, aber einer, den man dem Dienstleister rechtzeitig stellt — solche Umstellungen laufen nicht in vier Wochen.
Was nicht betroffen ist
Drei Fälle bleiben außen vor, und sie werden regelmäßig übersehen:
- Rechnungen an Privatkunden. Die Pflicht gilt nur im B2B-Geschäft zwischen inländischen Unternehmen. Wer an Verbraucher verkauft, ist hier gar nicht angesprochen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV. Sie dürfen dauerhaft auf Papier oder als einfaches PDF bleiben. Für einen Handwerksbetrieb mit vielen kleinen Materialabrechnungen ist das die praktisch wichtigste Ausnahme.
- Fahrausweise nach § 34 UStDV. Bahn, Flug, Nahverkehr — unabhängig vom Betrag.
Das heißt nicht, dass man sie ausklammern muss. Wer ohnehin umstellt, stellt in aller Regel alles um; zwei Wege parallel zu fahren kostet mehr, als es spart.
Was das praktisch heißt
Wenn du Kleinunternehmer bist: Du musst nie E-Rechnungen stellen. Aber du musst sie empfangen und acht Jahre aufbewahren können. Das ist der Punkt, der am häufigsten übersehen wird.
Wenn du unter 800.000 Euro liegst: Du hast bis Ende 2027. Nutze die Zeit, statt sie zu verbrauchen — die Umstellung ist keine Sache von zwei Tagen, und im Dezember 2027 sind alle Dienstleister ausgebucht.
Wenn du darüber liegst oder dieses Jahr darüber kommst: Es bleiben Monate. Sprich mit dem Steuerberater darüber, was deine Software heute schon kann. Viele Buchhaltungsprogramme haben XRechnung längst eingebaut, es ist nur nie eingeschaltet worden.
Die Frage, die du zuerst stellen solltest
Nicht „welche Software brauche ich", sondern: Was kann das, was ich schon habe?
Ich habe Betriebe gesehen, die ein neues Programm gekauft haben, weil ihnen niemand gesagt hat, dass ihr bisheriges seit zwei Versionen XRechnung exportiert. Und ich habe welche gesehen, die auf ein Format gesetzt haben, mit dem ihr größter Kunde nichts anfangen konnte.
Beides klärt ein Nachmittag. Beides wird teuer, wenn man es lässt.
Vier Fragen an deinen Softwarehersteller
Die Antworten passen auf eine halbe Seite, und sie entscheiden darüber, ob die Umstellung ein Haken oder ein Projekt wird:
- Kann das Programm E-Rechnungen ausgeben — und in welchem Format und Profil? Bei ZUGFeRD ist die Antwort „ab BASIC" die, die du hören willst.
- Kann es E-Rechnungen einlesen und anzeigen? Senden und Empfangen sind zwei verschiedene Funktionen; oft ist nur eine davon eingebaut.
- Ist das im laufenden Vertrag enthalten oder ein kostenpflichtiges Modul? Diese Frage stellt man besser vor 2027 als im Januar.
- Wie kommen die Rechnungen ins Archiv? Wenn die Antwort „per Hand" lautet, ist das die eigentliche Baustelle.
Der ehrliche Schluss
Die E-Rechnung ist keine technische Revolution. Sie ist eine Formatfrage, und für die meisten Betriebe ist sie mit einem Häkchen in der vorhandenen Software und einem geordneten Archiv erledigt.
Teuer wird sie nur für die, die im letzten Quartal vor der Frist anfangen. Das war beim Umstieg auf die Kassensicherungsverordnung so, das war bei der DSGVO so, und es wird hier nicht anders sein.
Was du heute tun kannst, ohne einen Euro auszugeben: Sieh in deiner Buchhaltungssoftware nach, ob unter den Ausgabeformaten „XRechnung" oder „ZUGFeRD" steht. Diese eine Antwort entscheidet, ob du ein Thema hast oder keins.