E-Mail-Archivierung
Geschäftliche E-Mails sind sechs bis zehn Jahre aufzubewahren, unveränderbar. Wir richten ein Archiv ein, das der Betriebsprüfung standhält.
Eine Mail mit einem Angebot ist ein Handelsbrief. Eine Mail mit einer Rechnung im Anhang ist ein Buchungsbeleg. Beides ist aufbewahrungspflichtig — nach § 257 HGB und § 147 AO zehn Jahre für Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Handelsbriefe. Die meisten Betriebe erfüllen das nicht: Der PST-Export auf dem Server erfüllt die Unveränderbarkeit nicht, ein Postfach, in dem jeder löschen kann, die Vollständigkeit nicht. Auffallen tut das bei einer Betriebsprüfung, und dann geht es nicht mehr um Technik.
- Revisionssicheres Archiv, in dem auch wir nichts nachträglich ändern können
- Vollständige Erfassung ein- und ausgehender Mails, bevor jemand löschen kann
- Suche über den gesamten Bestand, auch über Anhänge
- Getrennter Zugriff: Wer suchen darf, ist eine Berechtigung, keine Gewohnheit
- Speicherung in europäischen Rechenzentren
- Verfahrensdokumentation, die Sie der Prüfung vorlegen können
So läuft es ab
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Schritt 01
Klären
Was ist bei Ihnen aufbewahrungspflichtig, und ab wann. Meist ist es mehr, als der Betrieb denkt.
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Schritt 02
Betriebsrat und Datenschutz
Private Mails im Firmenpostfach sind der heikle Punkt. Wir klären die Regelung, bevor das Archiv läuft.
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Schritt 03
Einrichtung
Archivierung ab Stichtag, auf Wunsch Import des vorhandenen Bestands.
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Schritt 04
Dokumentation
Verfahrensdokumentation schriftlich, damit die Prüfung nicht Ihr Gedächtnis prüft.
Dazu werden wir oft gefragt
Wie lange muss ich Mails aufbewahren?
Nach § 257 HGB und § 147 AO gelten drei Fristen: zehn Jahre für Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Inventare, acht Jahre für Buchungsbelege — also alles mit Rechnungscharakter —, sechs Jahre für Handelsbriefe wie Angebote, Aufträge und Reklamationen. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail entstanden ist. Ausführlich steht das in unserem Beitrag zur GoBD.
Reicht es nicht, das Postfach zu behalten?
Nein. Verlangt sind Unveränderbarkeit und Vollständigkeit. In einem Postfach kann jeder löschen und ändern, und genau das schließt die Aufbewahrungspflicht aus. Ein PST-Export auf dem Server ist dasselbe Problem in einer Datei.
Was ist mit privaten Mails der Mitarbeiter?
Das ist der Punkt, an dem eine Archivierung schiefgehen kann. Ist die private Nutzung erlaubt, gilt für diese Mails das Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG — dann darf nicht einfach alles archiviert werden. Die saubere Lösung ist eine schriftliche Regelung, die private Nutzung entweder ausschließt oder klar abgrenzt. Das klären wir vorher, nicht nachher.
Bekomme ich das zur Betriebsprüfung vorgelegt?
Ja. Sie bekommen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, was archiviert wird, wie, wo und wer darauf zugreifen darf. Die Prüfung fragt danach, und ein Archiv ohne Dokumentation ist bei der Prüfung nur die halbe Antwort.
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