Von allen Umzügen in der IT ist der des Postfachs der, bei dem am meisten kaputtgehen kann. Eine Webseite, die einen Tag nicht erreichbar ist, ist ärgerlich. Eine Mail, die verlorengeht, kann ein Auftrag sein.
Trotzdem ist der Umzug kein Hexenwerk. Er braucht nur die richtige Reihenfolge.
Warum die Reihenfolge zählt
Der entscheidende Punkt: Der MX-Eintrag deiner Domain sagt allen Mailservern der Welt, wohin Post für dich geht. Ändert man ihn zu früh, kommen Mails beim neuen Server an, während die alten noch nicht kopiert sind. Ändert man ihn zu spät, landen Mails im alten Postfach, das niemand mehr ansieht.
Die Lösung ist banal: erst kopieren, dann umschalten, dann noch einmal kopieren.
Der Ablauf
Vorher. Wir sehen uns an, was da ist: wie viele Postfächer, wie groß, welche Weiterleitungen, welche Verteiler, welche Geräte holen ab. Diese Liste ist der halbe Umzug — vergessene Weiterleitungen sind die häufigste Ursache für „Da kommt nichts mehr an".
Erster Durchlauf. Alle Nachrichten und Ordner werden vom alten auf den neuen Server kopiert, während der alte weiterläuft. Das dauert je nach Menge Stunden bis Tage und stört niemanden, weil noch nichts umgestellt ist.
Umschalten. Der MX-Eintrag wird geändert, meist abends. Die Änderung verbreitet sich innerhalb weniger Stunden, in Einzelfällen bis zu 24 Stunden. In dieser Zeit laufen beide Server, und wir holen weiter vom alten ab.
Zweiter Durchlauf. Alles, was seit dem ersten Kopieren dazugekommen ist, wird nachgezogen. Danach ist das neue Postfach vollständig.
Nachlauf. Das alte Postfach bleibt noch zwei bis vier Wochen bestehen, falls doch etwas dort landet. Erst danach wird es abgeschaltet.
Was am Umzugstag zu tun ist
Für dich: die Zugangsdaten in Outlook, auf dem Handy und im Tablet ändern. Das machen wir mit, entweder vor Ort oder per Fernwartung. Wichtig ist, dass es alle Geräte betrifft — ein vergessenes Tablet holt sonst wochenlang von einem Server ab, der nicht mehr gefüllt wird.
Die Gelegenheit, die man nutzen sollte
Ein Umzug ist der beste Zeitpunkt, drei Dinge gleich mitzuerledigen:
- SPF, DKIM und DMARC einrichten, damit deine Mails ankommen. Warum das seit 2024 keine Kür mehr ist, steht hier.
- Aufräumen. Postfächer, die seit Jahren niemand liest, müssen nicht mit.
- Verteiler statt Weiterleitungen.
info@als echter Verteiler ist nachvollziehbar, eine Kette von Weiterleitungen nicht.
Wir machen den Umzug so, dass die Seite dabei erreichbar bleibt und keine Mail verlorengeht. Das ist kein Versprechen, sondern eine Frage der Reihenfolge.