Du vergleichst drei Rechnungsprogramme. Alle drei schreiben „E-Rechnung inklusive“ auf die Produktseite. Damit weißt du genauso viel wie vorher.
Denn „E-Rechnung“ ist kein Format, sondern eine Anforderung. Welches Format ein Programm erzeugt, in welcher Ausprägung, und ob der Empfänger es überhaupt annehmen muss — das steht selten im Prospekt. Es entscheidet aber darüber, ob deine Rechnung bezahlt wird oder zurückkommt.
Wer ab wann senden muss, steht in E-Rechnung: Wer ab wann senden muss. Hier geht es um die Auswahl selbst: um die Fragen, die ein Programm beantworten muss, bevor du einen Vertrag unterschreibst.
Ein Formatname ist noch keine Zusage
Das Gesetz nennt kein Produkt. § 14 Abs. 1 UStG verlangt ein strukturiertes elektronisches Format, das der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. Welches Format das ist, steht dort nicht.
In Deutschland sind es praktisch zwei: XRechnung und ZUGFeRD. Und bei ZUGFeRD ist der Name allein wertlos, denn der Standard kennt mehrere Ausprägungen. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland, das ZUGFeRD herausgibt, listet fünf Datenprofile — MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED — und dazu ein Referenzprofil XRECHNUNG.
Zwei davon sind nach deutschem Recht gar keine Rechnung: MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen beziehungsweise keine Aufschlüsselung der Umsatzsteuer. Das FeRD bezeichnet sie ausdrücklich als Buchungshilfe. Wer damit sendet, hat keine E-Rechnung gestellt.
Beim Profil entscheidet sich, ob dein Kunde zustimmen muss
Das ist der Punkt, der in Produktbeschreibungen fehlt — und der teuer wird.
Für zwei Profile stellt das FeRD fest, dass Empfang und Verarbeitung beim Käufer Pflicht sind: EN 16931 (COMFORT) und das Referenzprofil XRECHNUNG. Diese beiden kannst du jedem inländischen Geschäftskunden schicken, ohne vorher zu fragen.
Für EXTENDED gilt das nicht. Das FeRD schreibt, dass der Austausch von EXTENDED-Rechnungen vorher zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden muss. Das Gesetz lässt das zu — § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG erlaubt ein zwischen den Beteiligten vereinbartes Format, solange sich die Pflichtangaben vollständig in ein normkonformes Format überführen lassen. „Vereinbart“ heißt aber: Du musst mit jedem Kunden reden.
Und EXTENDED hat einen Grund, es trotzdem zu wollen. Skonto lässt sich nur dort strukturiert übergeben; in BASIC und EN 16931 geht es ausschließlich als Klartext in den Zahlungsbedingungen. Rechnungsbegründende Unterlagen — Aufmaß, Stundenzettel, Lieferschein — lassen sich nur in EN 16931 und EXTENDED in den Datensatz einbetten.
Das ist der eigentliche Abwägungsschritt beim Kauf: Brauchst du strukturiertes Skonto und eingebettete Anlagen, oder brauchst du ein Profil, das ohne Absprache durchgeht. Ein Programm, das beide Profile beherrscht und die Umschaltung je Kunde erlaubt, nimmt dir die Entscheidung ab.
Geprüft heißt: gegen das richtige Regelwerk geprüft
Eine E-Rechnung wird gegen Geschäftsregeln validiert, und es gibt davon zwei Schichten. Die Regeln der Norm selbst stellt das europäische Normungsgremium CEN bereit. Die zusätzlichen deutschen Regeln kommen von der Koordinierungsstelle für IT-Standards als Schematron-Dateien dazu. Beide Komponenten veröffentlicht die KoSIT offen, mitsamt Validator und Konfiguration — ein Hersteller hat keine Entschuldigung, sie nicht zu benutzen.
Wichtig ist, welches Regelwerk angelegt wird. XRechnung enthält nationale Vorgaben, die für eine ZUGFeRD-Rechnung gar nicht gelten. Das FeRD weist darauf hin, dass eine gültige Rechnung im Profil EN 16931 oder EXTENDED Fehlermeldungen erzeugen kann, wenn sie ausschließlich nach XRechnungs-Regeln geprüft wird — ohne deshalb fehlerhaft oder unzulässig zu sein.
Behörden verlangen mehr als die Norm
Dieser Abschnitt entscheidet die Auswahl für jeden Betrieb, der öffentliche Aufträge annimmt — und er wird regelmäßig übersehen, weil er in keinem Vergleich von Buchhaltungssoftware auftaucht.
Für Rechnungen an die Bundesverwaltung gilt die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Nach § 4 Abs. 1 ERechV ist grundsätzlich der Datenaustauschstandard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden; ein anderer Standard ist zulässig, wenn er der europäischen Norm entspricht. Die E-Rechnungsseite des Bundes nennt dafür ausdrücklich das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG.
Entscheidend ist aber § 5 ERechV. Eine Rechnung an den Bund muss über die umsatzsteuerlichen Angaben hinaus mindestens enthalten:
- eine Leitweg-Identifikationsnummer — sie wird dir bei der Auftragserteilung mitgeteilt,
- die Bankverbindungsdaten,
- die Zahlungsbedingungen,
- eine E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.
Dazu kommen Lieferantennummer und Bestellnummer, wenn sie dir bei der Beauftragung übermittelt wurden. Ein Programm, das kein Feld für die Leitweg-ID hat, ist für öffentliche Auftraggeber unbrauchbar — unabhängig davon, wie gut es XRechnung sonst schreibt.
Zwei weitere Punkte aus der Praxis des Bundes: Übermittelt wird nach § 4 Abs. 3 ERechV über ein Verwaltungsportal, und dafür braucht es vorher ein Nutzerkonto. Und Anlagen gehören in den Rechnungsdatensatz eingebettet, nicht als zweite Datei an die Mail — so steht es in den Vorgaben der Rechnungseingangsplattform.
Der Standard bleibt nicht stehen
XRechnung ist in der Version 3.0 seit dem 1. Februar 2024 in Kraft und bleibt es nach Angabe der KoSIT bis mindestens zum 31. Juli 2027. Im September 2026 ist eine Vorversion von XRechnung 4.0 erschienen; die endgültige Fassung wird für das Frühjahr 2027 erwartet. Änderungen des Standards macht das Bundesinnenministerium nach § 4 Abs. 2 ERechV im Bundesanzeiger bekannt.
Für die Auswahl heißt das: Du kaufst kein Format, sondern die Pflege eines Formats. Die Frage an den Hersteller lautet deshalb nicht „könnt ihr XRechnung“, sondern wie schnell eine neue Fassung ausgeliefert wird und ob das im laufenden Preis steckt oder als Update berechnet wird.
Was du vor dem Kauf klärst
Fünf Punkte, die sich am Telefon klären lassen und die hinterher nicht mehr verhandelbar sind:
- Welche Profile schreibt das Programm, und lassen sie sich je Kunde einstellen? EN 16931 oder XRECHNUNG als Normalfall, EXTENDED für die Kunden, mit denen es vereinbart ist.
- Gibt es ein Feld für die Leitweg-ID? Nur so lange wichtig, wie du öffentliche Aufträge annimmst oder annehmen willst.
- Kann das Programm eine erzeugte Rechnung selbst validieren und einen Prüfbericht zeigen? Ein Fehler, den du vor dem Versand siehst, kostet nichts.
- Lassen sich Anlagen in den Datensatz einbetten? Für Bauleistungen und alles mit Aufmaß ist das die Frage, an der es praktisch hängt.
- Wie kommen die Rechnungen ins Archiv, und in welcher Form? Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz, nicht der Ausdruck — warum, steht in E-Rechnung aufbewahren.
Was zu tun ist
Sieh zuerst nach, was dein vorhandenes Programm kann. Der häufigste Fall ist nicht ein Betrieb ohne Rechnungssoftware, sondern einer mit Software, in der der XRechnung-Export seit zwei Versionen vorhanden und nie eingeschaltet worden ist. Diese Prüfung kostet einen Nachmittag und oft die ganze Neuanschaffung.
Erst wenn dabei etwas fehlt, lohnt der Vergleich — und dann an den fünf Fragen oben entlang, nicht am Funktionsumfang auf der Produktseite. Wenn du dabei eine zweite Meinung willst, gehört das zur Beratung bei der Softwareauswahl.
Was hier steht, ist der technische Teil. Ob eine bestimmte Rechnung in deinem Fall formal richtig ist und welche Pflichten dich treffen, gehört zum Steuerberater — und bei Streit über eine zurückgewiesene Rechnung zum Anwalt.