Die Bestellungen kommen im Shop an. Die Warenwirtschaft ist ein anderes Programm. Abends setzt sich jemand hin und tippt das eine in das andere.
Irgendwann kommt die Frage: Lohnt sich eine Schnittstelle? Meistens wird sie als Rechnung gestellt — Stunden gegen Einrichtungskosten. Das ist die halbe Frage.
Die andere Hälfte ist keine Kostenfrage. Ein Teil der Pflichten aus der Abgabenordnung gilt unabhängig davon, welchen Weg du wählst. Sie entscheiden nicht, ob du abtippen darfst — das darfst du. Sie entscheiden, was der Handweg trotzdem liefern muss. Und daran scheitert er in der Praxis häufiger als an der Arbeitszeit.
Abtippen ist erlaubt, Zusammenfassen nicht
§ 146 Absatz 1 Satz 1 AO verlangt, dass Buchungen und Aufzeichnungen „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ vorzunehmen sind. § 239 Absatz 2 HGB verlangt von Kaufleuten dasselbe, nennt das Wort „einzeln“ aber nicht. „Einzeln“ heißt: jeder Geschäftsvorfall für sich.
Es gibt eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnung, und sie steht in Satz 3 desselben Absatzes: beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung. Ein Onlineshop erfüllt beides nicht. Du kennst Namen und Lieferadresse, und bar wird nicht gezahlt.
Praktisch bedeutet das: Vierzig Bestellungen am Tag sind vierzig Aufzeichnungen. Eine Tagessumme in die Warenwirtschaft zu tippen ist der Fehler, der beim Abtippen am nächsten liegt und am teuersten ist.
Was „zeitgerecht“ in Tagen bedeutet, legt das Gesetz nicht fest. Diese Einordnung gehört zu deinem Steuerberater, nicht in einen Blogbeitrag.
Der Shop ist nicht nur ein Verkaufskanal, sondern eine Aufzeichnung
Hier liegt der Denkfehler, der die Anbindung am häufigsten falsch bewertet: Wer die Bestellungen abtippt, glaubt, der Shop sei danach erledigt. Er ist es nicht.
§ 147 Absatz 1 AO zählt auf, was geordnet aufzubewahren ist — Bücher und Aufzeichnungen, empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die Fristen stehen in Absatz 3: zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für die übrigen Unterlagen. Sie beginnen nach Absatz 4 erst mit dem Schluss des Kalenderjahres. § 257 Absatz 4 HGB nennt dieselben Fristen.
Entscheidend ist die Form. Nach § 147 Absatz 2 Nummer 2 AO müssen die Daten während der ganzen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Die Schnittstelle löst dieses Problem nebenbei, weil sie die Daten strukturiert übergibt. Der Handweg löst es nicht — er verlagert es nur auf die Frage, ob du den Export aus dem Shop über zehn Jahre behältst.
Bei der Außenprüfung entscheidet, wer die Daten hat
§ 147 Absatz 6 AO gibt der Finanzbehörde drei Wege: Einsicht in die gespeicherten Daten samt Nutzung des Systems, maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben, oder Übertragung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format.
Der Satz danach ist der für Shopbetreiber wichtige. Liegen die Daten bei einem Dritten, muss dieser Dritte Einsicht gewähren, auswerten oder übertragen. Die Kosten trägt dabei der Steuerpflichtige — also du.
Ein gemieteter Shop ist damit eine Pflicht in einem fremden System auf deine Rechnung. Das ist kein Argument gegen Mieten. Es ist ein Argument dafür, drei Fragen vor der Unterschrift zu stellen: Gibt es einen vollständigen Export der Bestelldaten? In welchem Format? Und was passiert damit, wenn der Vertrag endet?
Dass das Format nicht nur Komfort ist, zeigt § 158 AO. Nach Absatz 1 ist eine Buchführung, die den §§ 140 bis 148 entspricht, der Besteuerung zugrunde zu legen. Nach Absatz 2 Nummer 2 gilt das nicht, soweit die elektronischen Daten nicht nach der Vorgabe der einheitlichen digitalen Schnittstellen bereitgestellt werden. Und § 147b AO erlaubt dem Bundesfinanzministerium, solche Schnittstellen durch Rechtsverordnung zu bestimmen — ausdrücklich samt einer Pflicht, sie zu implementieren und zu nutzen.
Wo die Daten liegen, ist keine Nebensache
§ 146 Absatz 2 Satz 1 AO verlangt, Bücher und Aufzeichnungen im Geltungsbereich des Gesetzes zu führen und aufzubewahren. Absatz 2a erlaubt die elektronische Führung in einem oder mehreren EU-Mitgliedstaaten, wenn der Datenzugriff in vollem Umfang möglich bleibt. Für Drittstaaten braucht es nach Absatz 2b eine Bewilligung des Finanzamts auf Antrag, und dafür ist unter anderem der Standort des Systems oder Name und Anschrift des beauftragten Dritten mitzuteilen. Wird ohne Bewilligung verlagert oder der Datenzugriff verweigert, sieht Absatz 2c ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro vor.
Für Rechnungen gilt zusätzlich § 14b UStG: acht Jahre, nach Absatz 2 im Inland — oder elektronisch im übrigen Gemeinschaftsgebiet, wenn vollständige Fernabfrage, Herunterladen und Verwendung gewährleistet sind. Bewahrst du nicht im Inland auf, ist dem Finanzamt der Aufbewahrungsort mitzuteilen. Für eine Aufbewahrung außerhalb des Gemeinschaftsgebiets verweist Absatz 5 zurück auf § 146 Absatz 2b AO.
Das ist der Punkt, an dem viele Shopsysteme unbemerkt heikel werden: Sie laufen in Rechenzentren außerhalb der EU. Welche deiner Daten dort aufzeichnungspflichtig sind, ist eine Frage für den Steuerberater. Die Frage, wo sie liegen, kannst du heute beim Anbieter klären.
Und jetzt die Rechnung
Erst hier wird es eine Kostenfrage, und die Antwort fällt oft gegen die Schnittstelle aus.
Bei wenigen Bestellungen in der Woche, einem Steuersatz, einem Zahlungsdienstleister und ohne Lagerführung ist Abtippen der richtige Weg. Eine Anbindung kostet dann Einrichtung, Pflege und eine weitere Stelle, die kaputtgehen kann — für eine halbe Stunde Arbeit am Tag.
Teuer wird nicht die Verbindung, sondern die Ausnahme. Storno, Teillieferung, Gutschrift, zwei Steuersätze in einem Warenkorb, Gebühren und Auszahlungen eines Zahlungsdienstleisters, dieselbe Ware in zwei Systemen gezählt. Jeder dieser Fälle ist eine eigene Regel in der Übergabe. Wer die Anbindung nach der Zahl der Felder bewertet, bewertet den billigen Teil.
Umgekehrt kippt die Rechnung schnell, sobald Bestände doppelt geführt werden oder jemand die Rechnungen von Hand nachbaut. Welches Format dein Rechnungsprogramm dabei erzeugen muss, steht im Beitrag zur Auswahl eines Rechnungsprogramms.
Was zu tun ist
Frag deinen Shopanbieter nach dem vollständigen Bestelldatenexport, nach dem Format und nach dem Serverstandort. Halte den Export für die Aufbewahrungsfrist vor, nicht nur den Ausdruck. Schreib auf, wie die Daten vom Shop in die Buchhaltung gelangen und wer das macht — das ist die Verfahrensdokumentation, und sie wird ohne Schnittstelle nicht kürzer, sondern länger. Entscheide erst danach über die Anbindung.
Welche Möglichkeiten ein Shopsystem dafür mitbringt, zeigt der Beitrag zu Shopify für kleine Betriebe; bei der Auswahl und der Übergabe hilft die Beratung zu Software.
Und der Satz, der hier dazugehört: Was in deinem Betrieb aufzeichnungspflichtig ist und wie lange, ist eine steuerrechtliche Einordnung. Die verbindliche Auskunft dazu gibt dein Steuerberater, nicht dieser Beitrag.