Barrierefreie PDFs: wann sie Pflicht sind

Auf fast jeder Betriebsseite liegt mindestens eine Datei zum Herunterladen. Das Anmeldeformular für den Kurs. Die Preisliste. Das Datenblatt, das der Hersteller geliefert hat. Die Speisekarte, weil sie im Layoutprogramm schöner aussieht als im Baukasten.

Diese Dateien sind beim Umbau einer Seite auf Barrierefreiheit die Stelle, die zuletzt auffällt. Die Seite selbst wird geprüft, Kontraste werden nachgezogen, Formularfelder bekommen Beschriftungen — und das PDF daneben bleibt, wie es war. Oft ist es ein Scan: ein Bild von einem Blatt Papier, in dem kein einziges Zeichen Text steht.

Die Frage ist also zweigeteilt. Erst: Musst du überhaupt? Und wenn ja: Was genau verlangt das von einer Datei, die keine Webseite ist?

Das Dokument fällt nicht unter die Regeln für Webseiten

Die europäische Norm, an der die Barrierefreiheit von IT gemessen wird, trennt beides ausdrücklich. Abschnitt 9 der EN 301 549 regelt Webseiten. Abschnitt 10 trägt die Überschrift „Non-web documents" und gilt laut seinem eigenen Einleitungstext für Dokumente, die keine Webseiten sind, nicht in Webseiten eingebettet sind und „zusammen mit Webseiten bereitgestellt werden, ohne eingebettet oder gemeinsam mit ihnen dargestellt zu werden". Dazu steht in Klammern der Satz, auf den es ankommt: Der Abschnitt gilt für herunterladbare Dokumente.

Als Beispiele nennt die Norm Briefe, Tabellen, E-Mails, Bücher, Bilder und Präsentationen. Ein PDF zum Herunterladen ist der Regelfall dieses Abschnitts.

Ob du musst, entscheidet sich nicht an der Datei

Bevor es um Tags und Lesereihenfolge geht, steht die Vorfrage: Fällt dein Angebot überhaupt unter das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz? Das Gesetz gilt nach § 1 Abs. 3 BFSG für bestimmte Dienstleistungen an Verbraucher, die nach dem 28. Juni 2025 erbracht werden — darunter in Nummer 5 die Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr.

Was damit gemeint ist, definiert § 2 Nr. 26 BFSG eng: digitale Dienste, die über Webseiten oder Apps angeboten werden und „elektronisch und auf individuelle Anfrage eines Verbrauchers im Hinblick auf den Abschluss eines Verbrauchervertrags" erbracht werden. Es geht also um den Vertragsschluss, nicht um das Vorhandensein einer Seite.

Dazu kommt die Ausnahme in § 3 Abs. 3 BFSG: Für Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen anbieten oder erbringen, gilt die Pflicht nicht. Kleinstunternehmen ist nach § 2 Nr. 17 BFSG, wer weniger als zehn Personen beschäftigt und entweder höchstens 2 Millionen Euro Jahresumsatz oder höchstens 2 Millionen Euro Jahresbilanzsumme hat.

Die Abgrenzung im Einzelnen steht in Wen das BFSG wirklich trifft. Wer bereits weiß, dass sein Shop betroffen ist, findet die Anforderungen an Warenkorb und Kasse in Barrierefreier Shop.

Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit zieht für Dokumente die Linie so: Wenn eine Dienstleistung unter das BFSG fällt und dabei Dokumente erzeugt werden — genannt werden ein elektronisches Ticket als PDF und Produktanleitungen — müssen folglich auch diese barrierefrei sein.

Alte Dateien darfst du liegen lassen

Hier steht die Vorschrift, die in der Diskussion um PDFs am häufigsten fehlt. § 1 Abs. 4 BFSG nimmt bestimmte Inhalte von Webseiten ausdrücklich aus dem Anwendungsbereich heraus. Nummer 2 nennt „Dateiformate von Büro-Anwendungen, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden".

Ein PDF, das vor diesem Tag auf deiner Seite stand, muss danach nicht nachgerüstet werden. Nummer 5 ergänzt das für Inhalte, die als Archiv gelten, weil sie nach dem 28. Juni 2025 weder aktualisiert noch überarbeitet werden.

Was eine Datei erfüllen muss

Die konkreten Anforderungen stehen nicht im Gesetz, sondern in der BFSGV. Für Informationen über die Dienstleistung verlangt § 12 Nr. 2 BFSGV unter anderem, dass der Informationsinhalt „in Textformaten zur Verfügung gestellt wird, die sich zum Generieren alternativer assistiver Formate durch den Verbraucher eignen", dass eine alternative Darstellung angeboten wird, wenn nicht-textlicher Inhalt enthalten ist, und dass Schriftgröße, Kontrast und die Abstände zwischen Buchstaben, Zeilen und Absätzen angemessen sind.

Der gescannte Prospekt scheitert bereits am ersten dieser Punkte. Ein Bild ist kein Textformat. Daraus lässt sich nichts vorlesen und nichts vergrößern, ohne dass es unscharf wird.

Abschnitt 10 der Norm wird dann konkret. Die Punkte, die ein PDF in der Praxis bestehen oder scheitern lassen:

• Struktur. Überschriften, Listen und Tabellen müssen als solche hinterlegt sein, nicht nur größer und fetter aussehen (10.1.3.1, nach WCAG-Kriterium 1.3.1).
• Lesereihenfolge. Die Reihenfolge, in der ein Vorleseprogramm den Inhalt abarbeitet, muss dem Sinn folgen (10.1.3.2, WCAG 1.3.2). Bei mehrspaltigen Layouts aus Satzprogrammen ist das der häufigste Bruch.
• Alternativtexte. Bilder und Grafiken brauchen eine Textalternative (10.1.1.1, WCAG 1.1.1).
• Titel. Das Dokument braucht einen Titel, der Name, Thema oder Zweck beschreibt (10.2.4.2). Das ist nicht der Dateiname, sondern eine Eigenschaft in der Datei — und der Punkt, der am billigsten zu erfüllen und am häufigsten offen ist.
• Sprache. Die Hauptsprache muss maschinell feststellbar sein (10.3.1.1, WCAG 3.1.1), sonst liest die Sprachausgabe deutschen Text mit englischer Aussprache vor.
• Formularfelder. Felder in ausfüllbaren PDFs brauchen Name und Rolle, die Hilfstechnik auslesen kann (10.4.1.2, WCAG 4.1.2).

Für PDFs gibt es dafür einen eigenen technischen Standard. Die Norm nennt ihn in der Fassung V4.1.1 vom September 2026 ausdrücklich: ISO 14289-1:2014 und ISO 14289-2:2024 — bekannt als PDF/UA — seien die technischen Standards für barrierefreie PDFs und für die Erfüllung der EN 301 549 nützlich. In der älteren Fassung V3.2.1 steht dieser Hinweis noch nicht.

Diese zwei Fassungen sind der Grund, warum Angebote hier auseinandergehen. Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit verweist nach wie vor auf V3.2.1 vom März 2021, die auf WCAG 2.1 aufsetzt; die im September 2026 veröffentlichte V4.1.1 setzt auf WCAG 2.2 auf. Die oben genannten Anforderungen stehen wortgleich in beiden Fassungen — wer sie erfüllt, liegt unabhängig davon richtig. Die Konformitätstabellen, die § 3 Abs. 2 BFSGV der Bundesfachstelle aufgibt, sind laut deren eigener Seite noch nicht veröffentlicht; ein Datum nennt sie nicht.

Der kürzeste Weg führt am PDF vorbei

Ein PDF barrierefrei nachzurüsten ist Handarbeit an der einzelnen Datei und muss bei jeder Änderung wiederholt werden. Eine Webseite ist in der Regel der billigere Weg zum selben Ziel: Was als HTML-Seite steht, ist durchsuchbar, lässt sich auf dem Handy lesen, vergrößern und vorlesen, und die Struktur ist ohnehin vorhanden.

Für Preislisten, Speisekarten, Anfahrtsbeschreibungen und Kursangebote ist das fast immer die richtige Entscheidung. Ein PDF ist dort sinnvoll, wo das Dokument zum Ausdrucken, Unterschreiben oder Archivieren gedacht ist — und selbst dann gehört der Inhalt zusätzlich auf eine Seite.

Dass ein Dateiformat allein noch keine Pflicht erfüllt, ist übrigens kein Einzelfall: Bei Rechnungen gilt dasselbe, wie Wer ab wann E-Rechnungen stellen muss zeigt. Ein PDF ist dort keine E-Rechnung, und hier ist es kein barrierefreies Dokument, nur weil es lesbar aussieht.

Was jetzt zu tun ist

Zähl zuerst, was überhaupt zum Herunterladen liegt. Auf den meisten Seiten sind es weniger Dateien als vermutet, und ein Teil davon ist seit Jahren nicht mehr aktuell. Was weg kann, löst das Problem am günstigsten.

Für den Rest gilt die Reihenfolge: Prüfe, ob du unter das Gesetz fällst. Prüfe dann, welche Dateien nach dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden. Entscheide bei jeder verbleibenden, ob sie eine Seite werden kann. Und exportiere die, die PDF bleiben müssen, mit Tags aus dem Programm, in dem sie entstanden sind — nachträglich taggen ist die teuerste Variante.

Wenn aus dem Bestand eine Seite werden soll, gehört das zur Webentwicklung und nicht zur Dokumentenpflege.

Dieser Beitrag ordnet die Vorschriften ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob dein Angebot im Einzelfall unter das BFSG fällt und welche Dateien davon erfasst sind, gehört zur verbindlichen Einordnung durch einen Anwalt.